Workplace Coordinator

Über Anthropic

Die Mission von Anthropic ist es, zuverlässige, interpretierbare und steuerbare KI-Systeme zu schaffen. Wir wollen, dass KI sicher und nützlich für unsere Nutzer und für die Gesellschaft als Ganzes ist. Unser Team ist eine schnell wachsende Gruppe aus engagierten Forschern, Ingenieuren, Politikexperten und Führungskräften, die zusammenarbeiten, um nützliche KI-Systeme zu bauen.

Wir stellen einen Workplace Coordinator ein, um Anthropic als alleiniges Mitglied des Workplace-Teams in unserem Büro in Zurich zu unterstützen. Sie werden alles verantworten, was den Betrieb des Büros aufrechterhält und alles, was es zu einem Ort macht, an dem Menschen gerne sind – von Gebäudeoperationen und Lieferantenmanagement bis hin zu Employee Experience, Events und Verpflegungsprogrammen. Wenn Sie darin aufblühen, die Person zu sein, auf die sich alle verlassen können, und es lieben, viele verschiedene Rollen zu übernehmen, ist diese Position für Sie. Wir legen bei Anthropic großen Wert auf eine starke Präsenz vor Ort, und es ist uns ein tiefes Anliegen, dass jedes Büro ein Ort ist, an dem sich Mitarbeitende willkommen und unterstützt fühlen und optimal für ihre beste Arbeit ausgestattet sind.

Verantwortlichkeiten

Bürobetrieb & Gebäudemanagement

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Koordination und Management von Lieferanten, die den täglichen Betrieb und die Wartung des Zurich Büros übernehmen, einschließlich Reinigungsdiensten, Lieferungen, Bürobedarf und Reparaturen am Gebäude

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Zeitnahe Behebung von Arbeitsplatzproblemen (Aufzug defekt, Überflutung im Waschraum, HVAC-Ausfall, Kühlschrank kühlt nicht, etc.), Einbindung des richtigen Lieferanten und Information der Kollegen, bis das Problem gelöst ist

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Durchführung kleiner Reparaturen und praktischer Wartungsaufgaben; Koordination von Lieferanten für komplexere Arbeiten

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Unterstützung von HVAC, präventiven Wartungsplänen und der Instandhaltung der Gebäudesysteme

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Verwaltung der Arbeitsplatz-Einrichtung für Neueinstellungen und Teamänderungen, einschließlich Monitoren, Monitorarmen und ergonomischer Ausrüstung

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Unterstützung bei Büroumzügen, Umstrukturierungen, Möbelkonfigurationen und Raumplanung, während das Team wächst

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Zusammenarbeit mit der Security bei der Unterstützung der Notfallreaktion und Mithilfe bei der Einhaltung lokaler Sicherheitsvorschriften, Genehmigungen und Inspektionen

Employee Experience & Hospitality

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Verantwortung für das tägliche Employee Experience im Zurich Büro – Sie sind das Gesicht des Büros und der erste Ansprechpartner für alle Abläufe

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Sicherstellen, dass Neueinstellungen ein reibungsloses Erlebnis am ersten Tag haben: Schreibtisch bereit, Ausrüstung eingerichtet, Bürorundgang und ein herzliches Willkommen

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Verwaltung des Verpflegungsprogramms, einschließlich Snacks, Kaffee, Catering für Meetings und Teammahlzeiten, wobei das Angebot frisch gehalten und auf die Vorlieben der Mitarbeitenden abgestimmt wird

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Überwachung und proaktive Verbesserung des Büro-Erlebnisses durch regelmäßige Rundgänge, Feedback der Mitarbeitenden und Beobachtungen – Beheben Sie, was nicht funktioniert, bevor es zu einem Ticket wird

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Beantwortung von Anfragen in unserem internen Ticketing-System innerhalb der SLAs und Bereitstellung eines hohen Servicestandards durch klare, zeitnahe und empathische Kommunikation

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Entwicklung und Bewahrung der Bürokultur, der Normen und des Hospitality-Standards, der dafür sorgt, dass sich Zurich wie ein Anthropic Büro anfühlt

Events & Programmgestaltung

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Planung und Durchführung lokaler Büroevevents: Teamtreffen, Feiertagsfeiern, Meilensteine, Happy Hours und Hospitality für Besuchsexekutive

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Koordination mit den übergeordneten Workplace-, People- und Experience-Teams bei unternehmensweiten Events mit Zurich-Komponente (All-Hands Watch Parties, Offsites, Teambuilding-Aktivitäten)

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End-to-End-Verantwortung für die Eventlogistik: Raumaufbau, Catering, A/V, Lieferantenkoordination, Budgetverfolgung und Abbau nach dem Event

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Unterstützung von Teams und Führungskräften auf Besuch mit Arbeitsplatz-Einrichtung, lokalen Empfehlungen und Logistik

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Einbringen einer Hospitality-Mentalität bei jedem Event und jeder Meeting-Vorbereitung, um sicherzustellen, dass der Raum einladend und gut vorbereitet ist

Interdisziplinäre Koordination & Prozesse

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Enge Zusammenarbeit mit People Operations, Security, dem globalen Workplace-Team, IT/AV und lokalen Lieferanten, um einen reibungslosen Bürobetrieb zu gewährleisten

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Mithilfe bei der Aufrechterhaltung und Verbesserung von Standard Operating Procedures, damit wiederkehrende Prozesse mit dem Wachstum des Büros und des Teams skalieren können

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Verwaltung mehrerer konkurrierender Prioritäten mit klarem Urteilsvermögen darüber, was am wichtigsten ist

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Frühzeitige und klare Meldung von Problemen, Risiken und Gebäudeanforderungen an das globale Workplace-Team

Mindestanforderungen

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Über 5 Jahre Erfahrung in der Workplace-Koordination, im Büromanagement, in der Hospitality oder im Gebäudebetrieb verfügen

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Fundiertes Wissen über Gebäudesysteme wie HVAC, Aufzüge, Sanitäranlagen und Beleuchtung haben und Wartung, Reparaturen und Dienstleistungen beaufsichtigen können

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Einen serviceorientierten, lösungsorientierten Ansatz mitbringen und echte Freude daran haben, die Person zu sein, die Dinge zum Laufen bringt

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Erfahrung in der Verwaltung von Verpflegungsdiensten, Catering oder Hospitality-Programmen in einem Büroumfeld haben

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Sich wohl dabei fühlen, ein Büro eigenständig zu verwalten – Sie waren bereits die alleinige Workplace-Person an einem Standort oder sind bereit dazu zu sein

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Gerne anpacken, wobei keine Aufgabe zu groß oder zu klein ist

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Exzellente Organisations- und Kommunikationsfähigkeiten besitzen und viele konkurrierende Prioritäten managen können

Bevorzugte Qualifikationen

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Haben Workplace-Projekte oder -Programme (HVAC, präventive Wartung, Büroumzüge, Events) in einem Multi-Building- oder High-Growth-Umfeld gele