Administrative Assistentin Programmsekretariat (m/w/d) (50-70 %) - Befristet für 2 Jahre

Befristet für 2 Jahre

Deine Aufgaben

• Du unterstützt die Programmkoordination und Programmleitung administrativ und organisatorisch im operativen Tagesgeschäft.
• Die Koordination interner und externer Termine sowie die Organisation von Programm-, Arbeitsgruppen- und weiteren Sitzungen gehören zu deinem Aufgabenbereich.
• Pendenzen- und Terminlisten pflegst du sorgfältig und hältst sie stets aktuell.
• Bei der Organisation von Workshops, Meetings und weiteren Veranstaltungen übernimmst du die logistische Planung, einschliesslich Raumplanung, Technik, Catering und Teilnehmendenmanagement.
• Du sorgst für die strukturierte Ablage und Pflege von Programmunterlagen, Verträgen, Korrespondenz und weiteren administrativen Dokumenten.
• Im Finanzbereich unterstützt du administrative Prozesse, insbesondere die Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen, Zusammenstellung von Belegen und Vorbereitung von Zahlungsprozessen in Zusammenarbeit mit den zuständigen Fachstellen.
• Die administrative Unterstützung im Vertragswesen umfasst die Vorbereitung von Unterlagen, das Einholen von Unterschriften sowie die Ablage und Nachverfolgung von Fristen.
• Kontakt-, Verteiler- und Teilnehmendenlisten hältst du aktuell und pflegst diese sorgfältig.
• Du koordinierst die administrative Kommunikation mit internen und externen Partnern sowie Fachstellen und kümmerst dich um den Versand von Informationen, Unterlagen und Erinnerungen.
• Darüber hinaus bringst du deine Ideen zur Weiterentwicklung und Optimierung administrativer Abläufe, Vorlagen und Ablagestrukturen ein.

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung in einem für die Funktion relevanten Bereich, beispielsweise kaufmännische Ausbildung, Administration oder Gesundheitswesen; auch Berufseinsteiger:innen mit passendem Hintergrund sind willkommen
• Erste Berufserfahrung in einer administrativen oder organisatorischen Funktion ist von Vorteil, idealerweise im Gesundheitswesen, Hochschul-, Forschungs- oder wissenschaftlichen Umfeld
• Freude an organisatorischen Aufgaben sowie Interesse daran, sich in unterschiedliche administrative Abläufe und Themenbereiche einzuarbeiten
• Erste Erfahrung in der Organisation und Koordination von Terminen, Sitzungen oder Veranstaltungen ist von Vorteil
• Grundverständnis für administrative Finanzprozesse oder Bereitschaft, sich in Themen wie Rechnungsbearbeitung, Spesenabrechnungen und Zahlungsprozesse einzuarbeiten
• Selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise sowie gutes Organisationstalent
• Fähigkeit, verschiedene Aufgaben, Termine und Fristen im Blick zu behalten und Prioritäten zu setzen
• Freude an einer vielseitigen Schnittstellenfunktion und an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen internen und externen Partnern
• Gute Kommunikationsfähigkeit, Dienstleistungsorientierung und Zuverlässigkeit
• Sicherer Umgang mit den gängigen MS-Office-Anwendungen; gute Excel-Kenntnisse sind von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Dein Lohn ##

Dein Bruttolohn liegt bei einem 100%-Pensum voraussichtlich zwischen 70'000 und 90'000 Franken pro Jahr.

Die genaue Lohnhöhe richtet sich nach deiner Ausbildung und Berufserfahrung. Im Verlauf des Auswahlverfahrens werden wir deinen Lohn aufgrund unserer Lohnrichtlinien festlegen. Bewerberinnen und Bewerber, die noch nicht über die erforderlichen Kenntnisse oder Erfahrungen verfügen, können im Einzelfall auch unterhalb der Lohnbandbreite eingestuft werden. Für unregelmässige Arbeitszeiten werden in vielen Fällen Zulagen ausgerichtet. Die weitere Lohnentwicklung richtet sich nach deinen Leistungen und den finanziellen Möglichkeiten der Eleonorenstiftung.

Kontakt ###

Dr. sc. nat. Elisa Zimmermann
Research Manager Pediatric and Neonatal Intensive Care Unit
+41 44 249 70 35

Uta Golze
Administrative Program Coordinator Swiss Sepsis Program
+41 44 249 59 82

www.kispi.uzh.ch

Claudia Guetg
Senior HR Business Partner
+41 44 249 23 15

Wir berücksichtigen keine Bewerbungen von Personalvermittlungen.

Dein Start bei uns

Wir freuen uns, dir die Stelle per 1. Januar 2027 oder sobald du bereit bist, anzubieten.

Dein Arbeitsort ###

Lenggstrasse 30
8008 Zürich

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Steinwiesstrasse 75, 8032 Zürich