ASAP - Administrative Allrounder mit finanziellen Aufgaben (m/w/d)

• Try and Hire Position
• Standort in Oerlikon, mit einfachem Zugang per Zug

Über unseren Kunden ##

Unser Kunde ist eine etablierte internationale, mitgliedschaftsbasierte Organisation mit Hauptsitz in Zürich. Die Organisation arbeitet in einem hochprofessionellen und kollaborativen Umfeld, unterstützt ein globales Netzwerk von Stakeholdern und verlässt sich auf starke operative und finanzielle Prozesse, um ihre Mission effektiv zu erfüllen. Das Team sucht eine tatkräftige Fachkraft für Finanzen und Operations, die es geniesst, Buchverantwortlichkeiten mit breiteren geschäftlichen Unterstützungsaktivitäten zu kombinieren.

Jobbeschreibung ##

Business Operations & Administration (50%)

• Koordination des täglichen Bürobetriebs und der administrativen Aktivitäten
• Unterstützung der Führungsebene bei der Besprechungsplanung, Governance-Aktivitäten, Reisen und Dokumentation
• Management von Lieferantenbeziehungen, Verträgen und Servicevereinbarungen
• Koordination der Mitarbeiteradministration und der Lohnprozesse
• Pflege von operativen Abläufen, Vorlagen und internen Aufzeichnungen
• Organisation von Meetings, Events und Stakeholder-Kommunikation
• Unterstützung bei Prozessverbesserungen und Geschäftsprojekten

Finance Administration (50%)

• Bearbeitung von Lieferantenrechnungen und Spesen der Mitarbeitenden
• Unterstützung bei Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung
• Vorbereitung von Zahlungsläufen und Pflege der Buchhaltungsdokumentation
• Durchführung von Kontenabstimmungen
• Unterstützung beim Monats- und Jahresabschluss
• Unterstützung bei Budgetierung und Reporting
• Koordination der MwSt.-Dokumentation und Audit-Anfragen
• Zusammenarbeit mit externen Buchhaltern und Steuerberatern

Das ideale Profil ##

• Bachelor-Abschluss oder eine gleichwertige Qualifikation in Rechnungswesen, Finanzen, Betriebswirtschaft oder einer verwandten Disziplin.
• Fliessendes Englisch, in Wort und Schrift.
• Deutschkenntnisse werden als Plus betrachtet.
• 1-5 Jahre Erfahrung als Executive Assistant, Senior Team Assistant, Office Manager, Operations Coordinator oder Finance Administrator
• Erfahrung in der Unterstützung finanzbezogener administrativer Prozesse und im Travel Management
• Erfahrung mit AP/AR, Rechnungsverarbeitung, Spesenmanagement oder Buchhaltung
• Kenntnisse der Schweizer MwSt.-Prozesse sind ein grosser Vorteil
• Starke organisatorische und Koordinationsfähigkeiten
• Ausgeprägte Detailgenauigkeit
• Sicherer Umgang mit Excel und ERP-Systemen

Was geboten wird ##

• Vielseitige Position mit Einblick in sowohl Finanzen als auch Operations.
• Internationales Arbeitsumfeld mit breiter Interaktion mit Stakeholdern.
• Möglichkeit, zu Prozessverbesserungen und zur Organisationsentwicklung beizutragen.
• Kollaborative Teamkultur mit enger funktionsübergreifender Interaktion.

Job-Referenz angeben

JN-082026-7093246

Jobfunktion

Office & Management Support

Spezialisierung

Team Secretary

Branche

Healthcare / Pharmaceutical

Wo

Zürich

Vertragsart

Interim

Job-Referenz

JN-082026-7093246