Executive Assistant

Über uns

Harmattan AI ist ein Verteidigungsunternehmen der nächsten Generation, das autonome und skalierbare Verteidigungssysteme entwickelt. Nach dem Abschluss einer Series-B-Finanzierungsrunde in Höhe von 200 Mio. $, die das Unternehmen mit 1,4 Milliarden $ bewertet, erweitern wir unsere Teams und Kapazitäten, um verbündete Streitkräfte mit missionskritischen Systemen zu unterstützen.

Unsere Arbeit wird von klaren Werten geleitet: Technologien mit realen Auswirkungen zu entwickeln, Exzellenz in allem, was wir tun, anzustreben, ehrgeizige Ziele zu setzen und die schwierigsten technischen Herausforderungen anzunehmen. Wir arbeiten in einem anspruchsvollen Umfeld, in dem Strenge, Eigenverantwortung und Umsetzung erwartet werden.

Über die Rolle

Als Executive Assistant bei Harmattan AI werden Sie als vertrauenswürdiger Partner an der Seite unserer Gründer fungieren und eine nahtlose Koordination über dessen Prioritäten, Stakeholder und strategische Initiativen sicherstellen. Sie werden im Herzen eines von Gründern geleiteten Umfelds eingebettet sein, das an der Schnittstelle zwischen fortschrittlicher Technologie und nationaler Sicherheit operiert – wo das Tempo unerbittlich ist, Diskretion oberste Priorität hat und Ihre Wirkung direkt spürbar ist.

Die C-Suite agiert über mehrere Zeitzonen hinweg und steht täglich im Austausch mit Regierungsvertretern, Investoren und hochrangigen Akteuren im Verteidigungssektor. Diese Rolle erfordert eine belastbare, lösungsorientierte Persönlichkeit, die Bedürfnisse antizipieren, mit Präzision handeln und auf höchster Ebene selbstbewusst kommunizieren kann.

Verantwortlichkeiten

Executive Support

• Strategische EA-Unterstützung auf Senior-Level über alle geschäftlichen und persönlichen Prioritäten hinweg
• Verwaltung eines hochkomplexen und sich ständig entwickelnden internationalen Kalenders mit starker Priorisierung und proaktiver Antizipation
• Agieren als professioneller Gatekeeper und Kommunikationsfilter, wobei eingehende Anfragen mit fundiertem Urteilsvermögen verwaltet werden
• Vorbereitung von Briefing-Unterlagen und Sicherstellung der Einsatzbereitschaft für alle Termine
• Nachverfolgung von Maßnahmen und Sicherstellung einer konsequenten Umsetzung über zentrale Initiativen hinweg

Stakeholder- & Kommunikationsmanagement

• Koordination der Interaktionen mit hochrangigen Stakeholdern, einschließlich Regierung, Investoren und strategischen Partnern
• Entwurf und Verwaltung von qualitativ hochwertiger Kommunikation sowohl auf Schweizerdeutsch als auch auf Englisch
• Aufbau und Pflege starker Beziehungen innerhalb interner und externer Netzwerke

Operations & Logistik

• Verwaltung komplexer internationaler Reiseplanungen und Logistik
• Agieren als zentraler Koordinationspunkt für geschäftliche und Führungsaktivitäten
• Unterstützung von Ad-hoc-Projekten im Zusammenhang mit strategischen und operativen Prioritäten
• Aufrechterhaltung von Organisation, Struktur und Effizienz in einem dynamischen Umfeld

Anforderungen an die Kandidaten

• Mindestens 5–10 Jahre nachgewiesene Erfahrung in der Unterstützung in einem Hochleistungsumfeld (Private Equity, Private Office oder gleichwertig)
• Zweisprachigkeit in Schweizerdeutsch und Englisch mit außergewöhnlichen schriftlichen und mündlichen Kommunikationsfähigkeiten
• Erfolgreiche Bilanz in der Arbeit in schnelllebigen, internationalen Hochdruckumgebungen
• Herausragende technische Kompetenz und Sicherheit im Umgang mit modernen Produktivitätswerkzeugen, einschließlich KI
• Nachweisbare Fähigkeit, Komplexität mit Präzision und fundiertem Urteilsvermögen zu bewältigen
• Hohes Maß an Diskretion, Professionalität und emotionaler Intelligenz
• Hochorganisiert, detailorientiert und von Natur aus proaktiv
• Ruhige, lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, Bedürfnisse vorherzusehen, bevor sie entstehen
• Exzellente, verifizierbare Referenzen

Wir freuen uns darauf zu erfahren, wie Sie helfen können, die Zukunft autonomer Verteidigungssysteme bei Harmattan AI mitzugestalten.