Executive Assistant

About Us

Harmattan AI è un defense prime di prossima generazione che costruisce sistemi di difesa autonomi e scalabili. A seguito della chiusura di una Series B da $200M, che valuta l'azienda $1.4 billion, stiamo espandendo i nostri team e le nostre capacità per fornire sistemi mission-critical alle forze alleate.

Il nostro lavoro è guidato da valori chiari: costruire tecnologie con un impatto nel mondo reale, perseguire l'eccellenza in tutto ciò che facciamo, fissare obiettivi ambiziosi e affrontare le sfide tecniche più difficili. Operiamo in un ambiente esigente in cui sono richiesti rigore, ownership ed esecuzione.

About the Role

In qualità di Executive Assistant presso Harmattan AI, sarai un partner di fiducia e il braccio destro dei nostri fondatori, garantendo una coordinazione perfetta tra le sue priorità, gli stakeholder e le iniziative strategiche. Sarai inserito nel cuore di un ambiente guidato dai fondatori che opera all'intersezione tra tecnologia avanzata e sicurezza nazionale — dove il ritmo è implacabile, la discrezione è fondamentale e il tuo impatto è diretto.

Il C-Suite opera in più fusi orari, interagendo quotidianamente con funzionari governativi, investitori e importanti stakeholder della difesa. Questo ruolo richiede una persona resiliente e orientata alle soluzioni, capace di anticipare i bisogni, agire con precisione e comunicare con sicurezza ai massimi livelli.

Responsibilities

Executive Support

• Fornire un supporto EA strategico di alto livello in tutte le priorità aziendali e personali
• Gestire un calendario internazionale altamente complesso ed in continua evoluzione con una forte capacità di prioritizzazione e anticipazione proattiva
• Agire come gatekeeper professionale e filtro per le comunicazioni, gestendo le richieste in entrata con sano giudizio
• Preparare materiali informativi e garantire la preparazione per tutti gli impegni
• Monitorare le azioni e garantire un follow-through costante attraverso le iniziative chiave

Stakeholder & Communications Management

• Coordinare le interazioni con i senior stakeholder, inclusi governo, investitori e partner strategici
• Redigere e gestire comunicazioni di alta qualità sia in Swiss German che in English
• Costruire e mantenere forti relazioni attraverso reti interne ed esterne

Operations & Logistics

• Gestire la pianificazione e la logistica di viaggi internazionali complessi
• Agire come punto centrale di coordinamento tra le attività aziendali e di leadership
• Supportare progetti ad hoc legati alle priorità strategiche e operative
• Mantenere organizzazione, struttura ed efficienza all'interno di un ambiente in rapida evoluzione

Candidate Requirements

• Almeno 5–10 anni di comprovata esperienza nel supporto in un ambiente ad alte prestazioni (private equity, private office o equivalente)
• Completamente bilingue in Swiss German e English, con eccezionali capacità di comunicazione scritta e verbale
• Solida esperienza operativa in contesti internazionali, frenetici e ad alta pressione
• Straordinaria capacità tecnica e sicurezza nell'uso di moderni strumenti di produttività, inclusa l'AI
• Dimostrabile capacità di gestire la complessità con precisione e sano giudizio
• Alti livelli di discrezione, professionalità e intelligenza emotiva
• Altamente organizzato, orientato ai dettagli e naturalmente proattivo
• Mentalità calma e orientata alle soluzioni, con la capacità di anticipare i bisogni prima che si presentino
• Eccellenti referenze verificabili

Non vediamo l'ora di sapere come potrai aiutare a plasmare il futuro dei sistemi di difesa autonomi presso Harmattan AI.