Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO

Executive Assistant \& Private PA to the Chairman \& CEO Über das Unternehmen Eine privater Investment-Holding mit Sitz in Zurich. Durch ihre operativen Gesellschaften entwickelt sie strategische Ressourcen am Ursprung sowie proprietäre Investitionen in aufstrebende Technologien. Das Team in Zurich ist klein und senior, mit kurzen Entscheidungswegen — diese Rolle bietet direkte Sichtbarkeit und Einfluss. Wir suchen eine organisierte, verantwortungsbewusste und proaktive Assistenz, die klassische Executive Assistance für unseren Chairman \& CEO mit Corporate- und Office-Support für das Team in Zurich kombiniert — und, ganz spezifisch, mit privater und familiärer Unterstützung für die Hauptperson. Dies ist eine echte „Right-Hand“-Rolle, die sowohl die berufliche als auch die private Sphäre umfasst, passend für jemanden, der Abwechslung schätzt, echte Eigenverantwortung übernimmt und Diskretion als selbstverständlich betrachtet. Hauptverantwortlichkeiten Executive Assistance für den CEO Internationale Reisen (Flüge, Hotels, Visa) sowohl innerhalb Europas als auch weltweit buchen und verwalten Proaktives Management des Kalenders des CEO über Zeitzonen hinweg, Antizipation von Konflikten und Sicherstellung von Fokuszeiten Vorbereitung von Meeting-Briefings, Agenden und Follow-ups; Nachverfolgung von Aktionspunkten bis zum Abschluss Erfassung und Bearbeitung von Spesen gemäß der Spesenrichtlinie der Gruppe Erster Ansprechpartner für den Kalender und die Korrespondenz des CEO, unter Anwendung von gutem Urteilsvermögen bei Priorisierung und Zugang Corporate \& Governance Support Unterstützung der Logistik für Board-Meetings (Terminplanung, Board Packs, Beschlüsse) Aufrechterhaltung der Dokumentenaufbewahrung und Archivierung über alle Gruppeneinheiten hinweg Überwachung gesetzlicher und Einreichungsfristen Korrespondenz mit externen Dienstleistern (Treuhand, Versicherungsmakler, externe Rechtsberatung, Banken) in administrativen Angelegenheiten Private \& Family Support Planung und Nachverfolgung persönlicher Termine für die Hauptperson und die Familie (medizinisch, zahnärztlich und Ähnliches), einschliesslich Erinnerungen und Follow-ups Koordination der Schuladministration und Kommunikation der Kinder, außerschulischer Aktivitäten und damit verbundener Logistik — weitgehend auf Deutsch Planung und Buchung von privaten und familiären Reisen und Urlauben Erledigung der Haushaltsadministration: Versicherungspolicen, Fahrzeugangelegenheiten (Zulassung, Wartung, Termine), immobilienbezogene Unterlagen und Koordination von Handwerkern und Dienstleistern Erledigung persönlicher Besorgungen, Einkäufe, Geschenke sowie Restaurant- und Eventreservierungen Dienen als zuverlässiger Koordinationspunkt zwischen dem Büro, dem Haushalt und der Familie Office Management \& Cross-Jurisdictional Coordination Unterstützung des Tagesgeschäfts im Büro in Zurich (Bedarfsmaterial, Einrichtungen, Besucher, Post) Unterstützung der administrativen Koordination über die internationalen Einheiten der Gruppe hinweg Anforderungsprofil Erforderlich Erfahrung als Personal/Executive Assistant, Private PA oder in einer vergleichbaren Rolle bei der Unterstützung der Unternehmensleitung, einer Hauptperson oder einer Familie Fließendes Englisch und Deutsch (geschrieben und gesprochen) — Deutsch ist essenziell für Schulen, medizinische Anbieter und die Schweizer Verwaltung Erfahrung in der Organisation komplexer internationaler Reisen Hohe Diskretion; Fähigkeit, vertrauliche rechtliche, HR-, Finanz-, Familien- und Haushaltsinformationen verantwortungsbewusst zu behandeln Sicherer Umgang mit der engen Zusammenarbeit mit einer Familie sowie einem Management-Team und die Fähigkeit, sich natürlich zwischen beiden bewegen zu können Proaktiv, hands-on, lösungsorientiert; sicher in einem kleinen, schlanken Team ohne schwere Bürokratie Starke MS Office-Kenntnisse; bereit, neue Tools zu erlernen Gültige Schweizer Arbeitsbewilligung oder EU/EFTA-Staatsbürgerschaft Vorteilhaft Vorherige Erfahrung in einem Family Office, einem Privathaushalt oder einem unternehmerisch geführten Umfeld Vertrautheit mit dem Schweizer Schulsystem und lokalen administrativen Prozessen Zusätzliche Sprachen (z. B. Französisch) Arbeitsmodalitäten Dies ist eine Vor-Ort-Rolle in zentralem Zurich während der normalen Bürozeiten. Aufgrund der privaten Unterstützungskomponente wird gelegentliche Flexibilität außerhalb der Standardzeiten für zeitkritische persönliche Angelegenheiten oder Reisen erwartet; dies wird angemessen gehandhabt und mit entsprechender Flexibilität erwidert. Was wir bieten Direkter, täglicher Kontakt zum Chairman/CEO, zum COO und zu Abläufen auf Board-Ebene in einer unternehmerischen, internationalen Holding-Gruppe Eine wahrhaft abwechslungsreiche Rolle, die klassische PA/EA-Arbeit, Einblicke in den Corporate Operations und private/familiäre Unterstützung kombiniert Eine Position echten Vertrauens mit bedeutender Autonomie und kurzen Entscheidungswegen Ein kleines, seniors, nicht-bürokratisches Team Zentrale Bürolage in Zurich Wettbewerbsfähige Vergütung, angemessen der Breite und Seniorität der Rolle Wie Sie sich bewerben Bitte reichen Sie Ihren Lebenslauf und ein kurzes Anschreiben über diese Plattform ein. Der Arbeitgeber wird zum jetzigen Zeitpunkt aus Gründen der strategischen Vertraulichkeit nicht genannt. Vollständige Unternehmensdetails werden ausgewählten Kandidaten vor dem Interviewprozess mitgeteilt. Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit fördert, und behandeln alle Bewerbungen streng vertraulich. jpidc09433ejm jit0833jm jiy26jm