Executive Assistant & Private PA to the Chairman & CEO

Executive Assistant \& Private PA to the Chairman \& CEO Informazioni sull'azienda Una holding di investimento di proprietà privata con sede a Zurigo. Attraverso le sue società operative, sviluppa risorse strategiche alla fonte, insieme a investimenti proprietari in tecnologie emergenti. Il team di Zurigo è piccolo e senior, con percorsi decisionali brevi — questo ruolo ha visibilità e impatto diretto. Cerchiamo un assistente organizzato, responsabile e proattivo che combini l'assistenza esecutiva classica al nostro Chairman \& CEO con il supporto aziendale e d'ufficio per il team di Zurigo — e, distintamente, con il supporto privato e familiare per il principale. Si tratta di un vero ruolo di "braccio destro" che spazia sia nell'ambito professionale che in quello privato, adatto a chi ama la varietà, si assume una vera responsabilità e considera la discrezione come una seconda natura. Responsabilità principali Assistenza Esecutiva al CEO Prenotare e gestire viaggi internazionali (voli, hotel, visti), sia europei che globali Gestire proattivamente il calendario del CEO attraverso i fusi orari, anticipando i conflitti e proteggendo il tempo di concentrazione Preparare briefing per le riunioni, agende e follow-up; monitorare il completamento delle azioni intraprese Monitorare ed elaborare le spese secondo la policy aziendale del gruppo Agire come primo punto di contatto per il calendario e la corrispondenza del CEO, esercitando un sano giudizio sulla prioritizzazione e l'accesso Supporto Corporate \& Governance Supportare la logistica delle riunioni del consiglio di amministrazione (pianificazione, board packs, risoluzioni) Mantenere la conservazione dei documenti e l'archiviazione attraverso le entità del gruppo Monitorare le scadenze statutory e di deposito Interfacciarsi con fornitori esterni (fiduciaria, broker assicurativo, consulente esterno, banche) per questioni amministrative Supporto Privato \& Familiare Pianificare e monitorare gli appuntamenti personali per il principale e la famiglia (medici, dentistici e simili), inclusi promemoria e follow-up Coordinare l'amministrazione scolastica e le comunicazioni dei figli, le attività extra-scolastiche e la relativa logistica — principalmente in tedesco Pianificare e prenotare viaggi e vacanze privati e familiari Gestire l'amministrazione domestica: polizze assicurative, questioni relative ai veicoli (registrazione, manutenzione, appuntamenti), documenti relativi alle proprietà e coordinamento di appaltatori e fornitori di servizi Gestire commissioni personali, acquisti, regali e prenotazioni di ristoranti ed eventi Servire come punto di coordinamento affidabile tra l'ufficio, la casa e la famiglia Office Management \& Coordinamento Trans-giurisdizionale Supportare le operazioni quotidiane dell'ufficio di Zurigo (forniture, strutture, visitatori, posta) Assistere nel coordinamento amministrativo tra le entità internazionali del gruppo Profilo del candidato Requisiti Esperienza come Personal/Executive Assistant, Private PA, o in un ruolo comparabile nel supporto alla leadership senior, a un principale o a una famiglia Inglese e tedesco fluenti (scritto e parlato) — il tedesco è essenziale per scuole, fornitori medici e amministrazione svizzera Esperienza nell'organizzazione di viaggi internazionali complessi Alta discrezione; capacità di gestire in modo responsabile informazioni riservate legali, HR, finanziarie, familiari e domestiche A proprio agio nel lavorare a stretto contatto con una famiglia così come con un team esecutivo, e capace di muoversi naturalmente tra i due Proattivo, operativo, orientato alle soluzioni; a proprio agio in un team piccolo e snello senza pesante burocrazia Forti competenze MS Office; capacità di apprendere nuovi strumenti Valido permesso di lavoro svizzero o cittadinanza UE/EFTA Vantaggiosi Precedente esperienza in un family office, in una casa privata o in un ambiente guidato da imprenditori Conoscenza del sistema scolastico svizzero e dei processi amministrativi locali Lingue aggiuntive (ad es. francese) Modalità di lavoro Si tratta di un ruolo in sede con base nel centro di Zurigo durante gli orari d'ufficio normali. Data la dimensione del supporto privato, è richiesta un'occasionale flessibilità al di fuori degli orari standard per questioni personali o di viaggio urgenti; ciò viene gestito ragionevolmente e ricambiato con flessibilità in cambio. Cosa offriamo Esposizione diretta e quotidiana al Chairman/CEO, al COO e alle operazioni a livello di board in un gruppo holding imprenditoriale e internazionale Un ruolo autenticamente vario che combina il classico lavoro da PA/EA, l'esposizione alle operazioni aziendali e il supporto privato/familiare Una posizione di reale fiducia con una significativa autonomia e brevi percorsi decisionali Un team piccolo, senior e non burocratico Sede dell'ufficio nel centro di Zurigo Retribuzione competitiva, commisurata con l'ampiezza e l'anzianità del ruolo Come candidarsi Si prega di inviare il proprio CV e una breve lettera di presentazione tramite questa piattaforma. Il datore di lavoro non viene nominato in questa fase per motivi di riservatezza strategica. I dettagli completi dell'azienda saranno comunicati ai candidati selezionati prima del processo di intervista. Siamo un datore di lavoro che offre pari opportunità e trattiamo tutte le candidature con la massima riservatezza. jpidc09433ejm jit0833jm jiy26jm