Assistant de Direction & PA Privé du Président & CEO

Assistant de Direction \& PA Privé du Président \& CEO À propos de l'entreprise Une holding d'investissement privée basée à Zurich. À travers ses sociétés opérationnelles, elle développe des ressources stratégiques à l'origine, parallèlement à des investissements propriétaires dans les technologies émergentes. L'équipe de Zurich est petite et senior, avec des processus de décision courts — ce rôle bénéficie d'une visibilité et d'un impact directs. Nous recherchons un assistant organisé, responsable et proactif qui combine l'assistance de direction classique pour notre Président \& CEO avec un soutien institutionnel et de bureau pour l'équipe de Zurich — et, de manière distincte, avec un soutien privé et familial pour le principal. Il s'agit d'un véritable rôle de bras droit couvrant les sphères professionnelle et privée, adapté à une personne qui apprécie la variété, prend une réelle responsabilité et traite la discrétion comme une seconde nature. Responsabilités clés Assistance de Direction au CEO Réserver et gérer les voyages internationaux (vols, hôtels, visas), tant européens que mondiaux Gérer de manière proactive l'agenda du CEO à travers les fuseaux horaires, en anticipant les conflits et en protégeant le temps de concentration Préparer les briefings de réunion, les ordres du jour et les suivis ; assurer le suivi des points d'action jusqu'à leur réalisation Suivre et traiter les notes de frais conformément à la politique de frais du groupe Agir en tant que premier point de contact pour l'agenda et la correspondance du CEO, en faisant preuve d'un bon jugement sur la hiérarchisation et l'accès Soutien Institutionnel \& Gouvernance Soutenir la logistique des réunions du conseil d'administration (planification, dossiers du conseil, résolutions) Assurer la conservation des documents et l'archivage au sein des entités du groupe Suivre les délais statutaires et de dépôt Assurer la liaison avec les prestataires externes (fiduciaire, courtier d'assurance, conseil externe, banques) pour les questions administratives Soutien Privé \& Familial Planifier et suivre les rendez-vous personnels du principal et de sa famille (médicaux, dentaires et similaires), y compris les rappels et les suivis Coordonner l'administration scolaire et les communications des enfants, les activités extrascolaires et la logistique associée — principalement en allemand Planifier et réserver les voyages et les vacances privés et familiaux Gérer l'administration domestique : polices d'assurance, questions liées aux véhicules (immatriculation, entretien, rendez-vous), documents relatifs à la propriété et coordination des entrepreneurs et prestataires de services Gérer les courses personnelles, les achats, les cadeaux ainsi que les réservations de restaurants et d'événements Servir de point de coordination fiable entre le bureau, le ménage et la famille Gestion de Bureau \& Coordination Trans-Juridictionnelle Soutenir les opérations quotidiennes du bureau de Zurich (fournitures, installations, visiteurs, courrier) Aider à la coordination administrative entre les entités internationales du groupe Profil du Candidat Requis Expérience en tant qu'Assistant Personnel/de Direction, PA Privé, ou dans un rôle comparable soutenant une direction générale, un principal ou une famille Anglais et Allemand courants (écrit et parlé) — l'allemand est essentiel pour les écoles, les prestataires médicaux et l'administration suisse Expérience dans l'organisation de voyages internationaux complexes Grande discrétion ; capable de gérer de manière responsable des informations confidentielles juridiques, RH, financières, familiales et domestiques Aisé à travailler étroitement avec une famille ainsi qu'avec une équipe de direction, et capable de passer naturellement de l'un à l'autre Proactif, polyvalent, orienté solutions ; à l'aise dans une petite équipe agile sans bureaucratie lourde Solides compétences MS Office ; à l'aise pour apprendre de nouveaux outils Permis de travail suisse valide ou citoyenneté UE/AELE Atouts Expérience préalable dans un family office, un ménage privé ou un environnement dirigé par un entrepreneur Connaissance du système scolaire suisse et des processus administratifs locaux Langues supplémentaires (ex: français) Modalités de Travail Il s'agit d'un rôle sur site basé au centre de Zurich pendant les heures de bureau normales. Compte tenu de la dimension de soutien privé, une flexibilité occasionnelle en dehors des heures standard est attendue pour les questions personnelles ou de voyage urgentes ; cela est géré de manière raisonnable et réciproque avec de la flexibilité en retour. Ce que nous offrons Exposition directe et quotidienne au Président/CEO, au COO et aux opérations de niveau conseil d'administration au sein d'un groupe holding entrepreneurial et international Un rôle véritablement varié combinant le travail classique de PA/EA, l'exposition aux opérations d'entreprise et le soutien privé/familial Un poste de réelle confiance avec une autonomie significative et des processus de décision courts Une petite équipe senior et non bureaucratique Emplacement du bureau au centre de Zurich Rémunération compétitive, proportionnelle à l'étendue et au niveau de responsabilité du rôle Comment postuler Veuillez soumettre votre CV et une courte lettre de motivation via cette plateforme. L'employeur n'est pas nommé à ce stade pour des raisons de confidentialité stratégique. Les détails complets de l'entreprise seront divulgués aux candidats présélectionnés avant le processus d'entretien. Nous sommes un employeur garantissant l'égalité des chances et traitons toutes les candidatures de manière strictement confidentielle. jpidc09433ejm jit0833jm jiy26jm