Team Assistant - Engineering

Unternehmensbeschreibung ## Willkommen bei Kanadevia Inova, einem weltweit führenden Innovationsführer im Bereich der Abfallinfrastruktur, wo wir daran glauben, durch Technologie und Innovation eine nachhaltige Zukunft zu schaffen.  Abfall in Wert verwandeln Bei Kanadevia Inova sind wir stolz darauf, an der Spitze der Waste-to-X-Technologie zu stehen. Wir sind nicht nur Abfallmanager; wir sind Schöpfer von Werten aus dem, was Gemeinschaften wegwerfen. Ihre Rolle bei Kanadevia Inova trägt direkt dazu bei, etwas, das einst als nutzlos galt – Abfall –, in etwas Unschätzbares zu verwandeln: Energie, Wärme, Wasserstoff, Dünger und mehr. Stellenbeschreibung ## • Bieten Sie professionelle administrative und organisatorische Unterstützung für die Engineering Abteilung an, um den effizienten täglichen Betrieb im Zurich Engineering Centre sicherzustellen. • Koordinieren Sie Kalender, Meetings, Workshops, Town Halls, Leadership-Events, Besucherlogistik, Reisearrangements, Interviews, Onboarding sowie das Follow-up von Abteilungaktivitäten und Aktionspunkten. • Bereiten Sie Präsentationen, Berichte, KPIs, Dashboards, Sitzungsprotokolle, Newsletter, Organigramme vor und pflegen Sie diese, und verwalten Sie die Kommunikationskanäle der Engineering Abteilung (Teams, SharePoint, Newsletter). • Pflegen Sie Dokumentenmanagementsysteme, Datenbanken, Verteilerlisten, Ablagestrukturen und Aufzeichnungen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien und den DSGVO-Anforderungen. • Unterstützen Sie den Abteilungsbetrieb, einschließlich Onboarding, Trainingskoordination, Headcount-Tracking, organisatorischen Aktualisierungen, Anerkennungsprogrammen, Jubiläen, Teamevents und internen Kommunikationsinitiativen. • Koordinieren Sie die Büroadministration, einschließlich Besprechungsräume, Büromaterial, Post- und Kurierdienste, während Sie mit HR, IT, Facilities, Finance, Procurement zusammenarbeiten und die Budgetverwaltung durch Kaufanfragen, Rechnungen und Spesenabrechnungen unterstützen. • Dienen Sie als zentrale administrative Anlaufstelle für die Engineering Abteilung, fördern Sie die Zusammenarbeit zwischen den Teams, treiben Sie die kontinuierliche Verbesserung administrativer Prozesse voran und unterstützen Sie nach Bedarf zusätzliche Projekte und Initiativen. Qualifikationen ## • Mindestens 3 Jahre Erfahrung in der administrativen oder Projektunterstützung, vorzugsweise in einer internationalen Matrixorganisation. • Exzellente organisatorische Fähigkeiten mit der Fähigkeit, mehrere Prioritäten zu verwalten, unter Druck zu arbeiten und sich an wechselnde Anforderungen anzupassen. • Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, effektive Beziehungen auf allen Ebenen aufzubauen. • Nachgewiesene Fähigkeit, Eigeninitiative zu zeigen, Diskretion walten zu lassen, Probleme zu lösen und zeitnahe Entscheidungen zu treffen. • Hohe Detailgenauigkeit mit einer methodischen, präzisen und pragmatischen Arbeitsweise. • Fortgeschrittene Microsoft Office-Kenntnisse mit Erfahrung in der Dokumenten- und Datenbankverwaltung. • Fließendes Geschäftsenglisch; Deutsch oder eine weitere Sprache ist ein Vorteil. Zusätzliche Informationen ## Wir bieten • Verantwortungsvolle Herausforderung mit vielfältigem Tätigkeitsfeld • Teamorientierte Arbeitsatmosphäre in einem internationalen Unternehmen • Persönliche Entwicklungsmöglichkeiten durch die eigene Inova Academy • Möglichkeit, Einblicke in verschiedene technische Disziplinen zu gewinnen • Hervorragende Arbeitsbedingungen • Attraktiver Arbeitsplatz (zentral, gute Verkehrsanbindungen) • Moderne Infrastruktur Für Personalagenturen: Bitte beachten Sie, dass wir keine Bewerbungen von Agenturen entgegennehmen. Vielen Dank.