Office Manager:in (70-100%)

Hosoya Schaefer Architects ist ein international tätiges Architektur- und Städtebaubüro mit Sitz in Zürich und einem weiteren Standort in Japan. Seit 2003 gestalten wir Projekte an der Schnittstelle von Architektur und Städtebau mit Fokus auf nachhaltige Entwicklung, Mobilität und das Wohnen der Zukunft.

Unser internationales Team arbeitet in einem 700 m² grossen Industrieloft in Zürich, in einer offenen, kreativen und herzlichen Atmosphäre. Für das Herzstück unseres Büroalltags suchen wir eine engagierte und ausgesprochen selbständige Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt, den Überblick behält und gerne dafür sorgt, dass Dinge funktionieren.

Als Office Manager:in bist du eine zentrale Ansprechperson im Büro und prägst wesentlich, wie unser Arbeitsalltag funktioniert und wie Mitarbeitende, Gäste und Partner:innen unser Studio erleben. Wir suchen eine Macherpersönlichkeit mit Eigeninitiative, die Aufgaben nicht nur verwaltet, sondern selbständig anpackt.

Die Position ist für ein Pensum von 70-100 % vorgesehen. Da du eine zentrale und sichtbare Rolle im täglichen Bürobetrieb und am Welcome Desk einnimmst, ist die Stelle grundsätzlich vor Ort in unserem Zürcher Studio angesiedelt.

Deine Aufgaben

Office Management & Welcome Desk

• Du bist erste Ansprechperson für Mitarbeitende, Gäste, Lieferant:innen und externe Partner:innen und sorgst für einen herzlichen und professionellen Empfang.
• Du stellst einen reibungslosen Büroalltag sicher und behältst auch bei vielen parallelen Themen den Überblick.
• Du kümmerst dich selbständig um Ordnung, Organisation und Erscheinungsbild unserer Büroräumlichkeiten und hast ein Auge dafür, was erledigt, aufgefüllt, repariert oder verbessert werden muss.
• Du koordinierst Post, Bestellungen, Büromaterial, Lebensmittel, externe Dienstleister und weitere organisatorische Themen.
• Du organisierst interne Anlässe, Meetings und kleinere Events und unterstützt bei Bedarf die Geschäftsführung administrativ.
• Du entwickelst Abläufe weiter und bringst eigene Ideen ein.

Administration & Finanzen

• Du übernimmst einfache buchhalterische und administrative Aufgaben zuverlässig und strukturiert.
• Insbesondere bearbeitest du eingehende Rechnungen und pflegst diese korrekt in unser Buchhaltungssystem ein.
• Du sorgst für eine saubere digitale Ablage und nachvollziehbare administrative Prozesse.
• Du arbeitest bei Finanz- und Personalthemen eng mit unserer externen Buchhaltung zusammen.

HR & Team

• Du koordinierst administrative HR-Prozesse und bist eine erste interne Anlaufstelle für organisatorische Personalthemen.
• Du organisierst Onboardings und Offboardings und stellst sicher, dass vom ersten bis zum letzten Arbeitstag alles vorbereitet und sauber abgewickelt ist.
• Du pflegst relevante Mitarbeiterdaten und Dokumentationen und koordinierst notwendige Informationen mit unserer externen Buchhaltung.
• Du hilfst mit, eine angenehme, offene und gut organisierte Studiokultur zu gestalten.

Dein Profil

Für diese Rolle ist uns deine Persönlichkeit mindestens genauso wichtig wie dein bisheriger Werdegang.

• Du bist proaktiv und hands-on: Du wartest nicht darauf, dass dir jede Aufgabe zugeteilt wird, sondern siehst selbst, was zu tun ist, und packst es an.
• Du bist ausgesprochen ordentlich, sorgfältig und strukturiert und hast Freude daran, ein gut organisiertes Umfeld zu schaffen.
• Du arbeitest zuverlässig und genau - insbesondere auch bei administrativen und buchhalterischen Aufgaben.
• Du arbeitest gerne selbständig und übernimmst Verantwortung für deinen Bereich.
• Du bist gerne präsent im Büro, gehst offen auf Menschen zu und verstehst dich als Gastgeber:in für unser Studio.
• Du hast idealerweise bereits Erfahrung im Office Management, in Administration, Operations, Hospitality oder einer vergleichbaren Funktion.
• Erfahrung mit einfachen Buchhaltungs- und/oder HR-Prozessen ist von Vorteil; wichtiger sind uns eine schnelle Auffassungsgabe, Genauigkeit und die Bereitschaft, dich einzuarbeiten.
• Du verfügst über sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift.
• Du kannst dich gut auf Englisch verständigen und fühlst dich in einem internationalen, teilweise englischsprachigen Arbeitsumfeld wohl.
• Du bist sicher im Umgang mit gängigen digitalen Arbeitsmitteln und MS Office.

Wir bieten

• Eine vielseitige und verantwortungsvolle Position im Zentrum unseres Büroalltags
• Viel Eigenverantwortung und die Möglichkeit, Abläufe aktiv mitzugestalten
• Ein inspirierendes, internationales Arbeitsumfeld
• Ein kreatives und interdisziplinäres Team mit Kolleg:innen aus über 15 Nationen
• Eine Position, in der Initiative ausdrücklich erwünscht ist und du unmittelbar siehst, was du bewirkst
• Eine offene, respektvolle Bürokultur mit gegenseitiger Unterstützung
• Gemeinsame Büroanlässe und Exkursionen
• Ein Pensum von 70-100%, je nach Verfügbarkeit und Profil

Wir suchen jemanden, der Freude daran hat, Verantwortung für ein gut funktionierendes Büro zu übernehmen - eine Person, die aufmerksam durch den Alltag geht, Initiative zeigt und mit Organisationstalent, Sorgfalt und einer positiven Art dafür sorgt, dass sich Mitarbeitende und Gäste bei uns wohlfühlen.

Wir freuen uns auf deine Online-Bewerbung in PDF mit Betreff -Office Manager:in (70-100%)- an job@hosoyaschaefer.com.

Für Fragen steht dir Gabriela Bruno unter gabriela@hosoyaschaefer.com gerne zur Verfügung.

Kontakt

Tel.: +41 43 243 63 13
job@hosoyaschaefer.com

Anbieter

Hosoya Schaefer Architects
Flüelastrasse 10
8048 Zürich
Switzerland
www.hosoyaschaefer.com

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Jobkategorie

Sonstiges

Arbeitsort

Zürich

Datum

1. September

Art der Beschäftigung

Vollzeit