Office Manager:in (70-100%)

Hosoya Schaefer Architects est un bureau d'architecture et d'urbanisme opérant à l'échelle internationale, basé à Zürich et disposant d'un autre site au Japon. Depuis 2003, nous concevons des projets à l'intersection de l'architecture et de l'urbanisme, avec un accent sur le développement durable, la mobilité et l'habitat du futur.

Notre équipe internationale travaille dans un loft industriel de 700 m² à Zürich, dans une atmosphère ouverte, créative et chaleureuse. Pour le cœur de notre quotidien de bureau, nous recherchons une personnalité engagée et extrêmement autonome, capable de prendre des responsabilités, de garder une vue d'ensemble et qui aime faire en sorte que les choses fonctionnent.

En tant qu'Office Manager:in, tu es une personne de contact centrale au bureau et tu contribues de manière significative au fonctionnement de notre quotidien de travail ainsi qu'à la manière dont les collaborateurs, les invités et les partenaires vivent notre studio. Nous recherchons une personnalité d'action dotée d'initiative, qui ne se contente pas de gérer les tâches, mais qui les entreprend de manière autonome.

Le poste est prévu pour un taux d'activité de 70-100 %. Comme tu occupes un rôle central et visible dans l'exploitation quotidienne du bureau et au Welcome Desk, le poste est par principe situé sur place dans notre studio de Zürich.

Tes tâches

Office Management & Welcome Desk

• Tu es la première personne de contact pour les collaborateurs, les invités, les fournisseurs et les partenaires externes et tu assures un accueil chaleureux et professionnel.
• Tu assures le bon déroulement du quotidien au bureau et gardes une vue d'ensemble même face à de nombreux sujets parallèles.
• Tu t'occupes de manière autonome de l'ordre, de l'organisation et de l'apparence de nos locaux de bureau et as l'œil pour ce qui doit être fait, réapprovisionné, réparé ou amélioré.
• Tu coordonnes le courrier, les commandes, le matériel de bureau, la nourriture, les prestataires externes et d'autres sujets organisationnels.
• Tu organises les événements internes, les réunions et les petits événements et soutiens la direction sur le plan administratif si nécessaire.
• Tu développes les processus et apportes tes propres idées.

Administration & Finanzen

• Tu assumes des tâches comptables et administratives simples de manière fiable et structurée.
• En particulier, tu traites les factures entrantes et les saisis correctement dans notre système de comptabilité.
• Tu assures un archivage numérique propre et des processus administratifs traçables.
• Tu travailles en étroite collaboration avec notre comptabilité externe sur les questions financières et de personnel.

HR & Team

• Tu coordonnes les processus administratifs RH et tu es un premier point de contact interne pour les questions de personnel d'ordre organisationnel.
• Tu organises les onboardings et les offboardings et tu t'assures que tout est préparé et traité proprement, du premier au dernier jour de travail.
• Tu entretiens les données et documentations pertinentes des collaborateurs et coordonnes les informations nécessaires avec notre comptabilité externe.
• Tu contribues à façonner une culture de studio agréable, ouverte et bien organisée.

Ton profil

Pour ce rôle, ta personnalité nous importe au moins autant que ton parcours précédent.

• Tu es proactif et hands-on : tu n'attends pas que chaque tâche te soit attribuée, mais tu vois toi-même ce qu'il y a à faire et tu t'y mets.
• Tu es extrêmement ordonné, soigneux et structuré, et tu prends plaisir à créer un environnement bien organisé.
• Tu travailles de manière fiable et précise - en particulier pour les tâches administratives et comptables.
• Tu aimes travailler de manière autonome et assumes la responsabilité de ton domaine.
• Tu aimes être présent au bureau, tu vas ouvertement vers les gens et tu te considères comme l'hôte de notre studio.
• Idéalement, tu as déjà de l'expérience dans l'Office Management, l'administration, les opérations, l'hospitalité ou une fonction comparable.
• Une expérience avec des processus comptables et/ou RH simples est un avantage ; ce qui est plus important pour nous est une compréhension rapide, la précision et la volonté de te former.
• Tu possèdes de très bonnes connaissances de l'allemand, à l'oral comme à l'écrit.
• Tu peux bien communiquer en anglais et te sens à l'aise dans un environnement de travail international, partiellement anglophone.
• Tu es sûr de toi dans l'utilisation des outils de travail numériques courants et de MS Office.

Nous offrons

• Un poste polyvalent et responsable au centre de notre quotidien de bureau
• Beaucoup de responsabilité individuelle et la possibilité de participer activement à la configuration des processus
• Un environnement de travail international et inspirant
• Une équipe créative et interdisciplinaire avec des collègues de plus de 15 nations
• Un poste dans lequel l'initiative est expressément souhaitée et où tu vois immédiatement l'effet de tes actions
• Une culture de bureau ouverte et respectueuse avec un soutien mutuel
• Des événements de bureau et des excursions communs
• Un taux d'activité de 70-100 %, selon la disponibilité et le profil

Nous recherchons quelqu'un qui prend plaisir à assumer la responsabilité d'un bureau fonctionnant bien - une personne qui parcourt le quotidien avec attention, fait preuve d'initiative et, grâce à son talent d'organisation, à son soin et à sa nature positive, veille à ce que les collaborateurs et les invités se sentent bien chez nous.

Nous nous réjouissons de ta candidature en ligne en PDF avec l'objet -Office Manager:in (70-100%)- à job@hosoyaschaefer.com.

Pour toute question, Gabriela Bruno se tient volontiers à ta disposition à l'adresse gabriela@hosoyaschaefer.com.

Kontakt

Tel.: +41 43 243 63 13
job@hosoyaschaefer.com

Anbieter

Hosoya Schaefer Architects
Flüelastrasse 10
8048 Zürich
Switzerland
www.hosoyaschaefer.com

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