Office Manager:in (70-100%)

Hosoya Schaefer Architects è uno studio internazionale di architettura e urbanistica con sede a Zürich e un'ulteriore sede in Giappone. Dal 2003 progettiamo progetti all'intersezione tra architettura e urbanistica con un focus sullo sviluppo sostenibile, la mobilità e l'abitare del futuro.

Il nostro team internazionale lavora in un loft industriale di 700 m² a Zürich, in un'atmosfera aperta, creativa e cordiale. Per il cuore pulsante della nostra quotidianità lavorativa cerchiamo una personalità impegnata e estremamente indipendente, che si assuma responsabilità, mantenga la visione d'insieme e si assicuri con piacere che le cose funzionino.

In qualità di Office Manager:in sarai un punto di riferimento centrale in ufficio e influenzerai in modo significativo il funzionamento della nostra giornata lavorativa e il modo in cui i collaboratori, gli ospiti e i partner vivono il nostro studio. Cerchiamo una personalità orientata all'azione e con iniziativa propria, che non si limiti a gestire i compiti, ma che li affronti in modo autonomo.

La posizione è prevista per un grado di occupazione del 70-100%. Poiché assumerai un ruolo centrale e visibile nell'operatività quotidiana dell'ufficio e al Welcome Desk, la posizione è fondamentalmente basata in loco presso il nostro studio di Zürich.

I tuoi compiti

Office Management & Welcome Desk

• Sarai il primo punto di contatto per collaboratori, ospiti, fornitori e partner esterni, assicurando un accoglienza cordiale e professionale.
• Garantirai un quotidiano lavorativo fluido e manterrai la visione d'insieme anche in presenza di molti temi paralleli.
• Ti occuperai autonomamente dell'ordine, dell'organizzazione e dell'aspetto dei nostri spazi d'ufficio e avrai occhio per ciò che deve essere fatto, rifornito, riparato o migliorato.
• Coordinerai posta, ordini, materiale d'ufficio, generi alimentari, fornitori esterni e altri temi organizzativi.
• Organizzerai eventi interni, meeting ed eventi minori e supporterai la direzione in ambito amministrativo se necessario.
• Svilupperai ulteriormente le procedure e apporterai le tue idee.

Amministrazione & Finanze

• Assumerai compiti contabili e amministrativi semplici in modo affidabile e strutturato.
• In particolare, elaborerai le fatture in entrata e le inserirai correttamente nel nostro sistema contabile.
• Garantirai un archivio digitale pulito e processi amministrativi tracciabili.
• Collaborerai strettamente con la nostra contabilità esterna per questioni finanziarie e del personale.

HR & Team

• Coordonerai i processi amministrativi HR e sarai il primo punto di riferimento interno per questioni organizzative del personale.
• Organizzerai onboarding e offboarding e assicurerai che tutto sia preparato e gestito correttamente dal primo all'ultimo giorno di lavoro.
• Manterrai i dati e le documentazioni rilevanti dei dipendenti e coordinerai le informazioni necessarie con la nostra contabilità esterna.
• Aiuterai a creare una cultura dello studio piacevole, aperta e ben organizzata.

Il tuo profilo

Per questo ruolo, la tua personalità è per noi importante almeno quanto il tuo percorso precedente.

• Sei proattivo/a e "hands-on": non aspetti che ogni compito ti venga assegnato, ma vedi autonomamente cosa c'è da fare e ti metti al lavoro.
• Sei estremamente ordinato/a, scrupoloso/a e strutturato/a, e provi piacere nel creare un ambiente ben organizzato.
• Lavori in modo affidabile e preciso - in particolare anche nei compiti amministrativi e contabili.
• Ti piace lavorare in autonomia e ti assumi la responsabilità della tua area.
• Ti piace essere presente in ufficio, approcci le persone apertamente e ti consideri un ospite per il nostro studio.
• Idealmente, hai già esperienza nel Office Management, nell'amministrazione, nelle operazioni, nell'ospitalità o in una funzione comparabile.
• L'esperienza con semplici processi contabili e/o HR è un vantaggio; per noi sono più importanti la rapidità di apprendimento, la precisione e la volontà di formarti.
• Disponi di ottime conoscenze del tedesco, sia scritto che orale.
• Puoi comunicare bene in inglese e ti senti a tuo agio in un ambiente di lavoro internazionale, in parte in lingua inglese.
• Sei sicuro/a nell'uso dei comuni strumenti di lavoro digitali e di MS Office.

Offriamo

• Una posizione versatile e responsabile al centro della nostra quotidianità lavorativa
• Molta responsabilità individuale e la possibilità di contribuire attivamente allo sviluppo delle procedure
• Un ambiente di lavoro stimolante e internazionale
• Un team creativo e interdisciplinare con colleghi provenienti da oltre 15 nazioni
• Una posizione in cui l'iniziativa è espressamente desiderata e puoi vedere immediatamente l'effetto del tuo operato
• Una cultura aziendale aperta e rispettosa con supporto reciproco
• Eventi d'ufficio e escursioni comuni
• Un grado di occupazione del 70-100%, a seconda della disponibilità e del profilo

Cerchiamo qualcuno che abbia piacere ad assumersi la responsabilità di un ufficio che funzioni bene - una persona che attraversi la quotidianità con attenzione, mostri iniziativa e, con talento organizzativo, cura e un atteggiamento positivo, assicuri che i collaboratori e gli ospiti si sentano a proprio agio da noi.

Restiamo in attesa della tua candidatura online in formato PDF con oggetto -Office Manager:in (70-100%)- a job@hosoyaschaefer.com.

Per domande, Gabriela Bruno è a tua disposizione all'indirizzo gabriela@hosoyaschaefer.com.

Contatti

Tel.: +41 43 243 63 13
job@hosoyaschaefer.com

Fornitore

Hosoya Schaefer Architects
Flüelastrasse 10
8048 Zürich
Switzerland
www.hosoyaschaefer.com

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Categoria del lavoro

Altro

Luogo di lavoro

Zürich

Data

1. September

Tipo di impiego

Vollzeit