Executive Assistant to the Group Chief Underwriting Officer (Hybrid; m/f/x/d; 80- 100%) Job Details | Swiss Re

Im Herzen eines der weltweit führenden Rückversicherungsunternehmen bietet sich Ihnen die Gelegenheit, eine entscheidende Rolle bei der Unterstützung einer Führungspersönlichkeit einzunehmen, die die globale Underwriting-Strategie von Swiss Re prägt. Wenn Sie in einem schnelllebigen, hochriskanten Umfeld aufblühen und stolz darauf sind, Ordnung, Präzision und Ruhe in Komplexität zu bringen – dann möchten wir von Ihnen hören.   Über die Rolle ## Als Executive Assistant to the Group Chief Underwriting Officer (GCUO) werden Sie ein vertrauenswürdiger Partner und das operative Rückgrat einer der ranghöchsten Führungspersönlichkeiten von Swiss Re sein. Dies ist weit mehr als eine traditionelle EA-Rolle – Sie werden ein strategischer Enabler sein, der sicherstellt, dass der GCUO sich auf das Wesentliche konzentrieren kann, indem Sie den Fluss von Informationen, Menschen und Prioritäten um ihn herum nahtlos verwalten. Ihre Diskretion, Agilität und proaktive Denkweise werden entscheidend sein, während Sie sich in einem dynamischen, internationalen Umfeld auf höchster Ebene der Organisation bewegen.   Hauptverantwortlichkeiten • Terminführung & Zeitmanagement: Proaktive Verwaltung eines komplexen, schnelllebigen Kalenders, Antizipation von Konflikten und Sicherstellung, dass die Zeit des GCUO optimal über die Prioritäten verteilt ist • Strategische Priorisierung: Anwendung eines fundierten Urteilsvermögens, um Anfragen und konkurrierende Anforderungen strategisch zu priorisieren, damit der Fokus und die Energie des GCUO dort eingesetzt werden, wo sie am wichtigsten sind • Gatekeeper-Rolle: Agieren als vertrauenswürdiger Gatekeeper für eingehende Anfragen, Verwaltung des Zugangs zum GCUO mit Professionalität, Taktgefühl und Effizienz • Personalführung: Führung, Entwicklung, Coaching und Befähigung von 1 oder 2 direkt unterstellten Mitarbeitern, um eine Kultur der Exzellenz, Verantwortlichkeit und des kontinuierlichen Wachstums innerhalb des Executive Office zu fördern • Korrespondenzmanagement: Bearbeitung, Priorisierung, Entwurf und Koordinierung eines hohen Volumens an eingehender und ausgehender Kommunikation sowohl auf Englisch als auch auf Deutsch, um Klarheit, Professionalität und zeitnahe Nachverfolgung zu gewährleisten • Fristenüberwachung: Aufrechterhaltung eines strengen Überblicks über wichtige Fristen und Ergebnisse, proaktive Kennzeichnung und Eskalation, wo nötig, um die Einhaltung von Zusagen zu gewährleisten • Meeting-Vorbereitung: Zusammenstellung, Organisation und Sicherstellung der rechtzeitigen Verfügbarkeit von Briefing-Materialien, Präsentationen und Hintergrunddokumenten für Meetings und Termine • Finanzadministration: Verwaltung der Spesenabrechnung und präzise sowie effiziente Bearbeitung eingehender Rechnungen in Übereinstimmung mit den Unternehmensrichtlinien • Stakeholder-Koordination: Zentrale Koordinationsstelle zwischen dem GCUO, der Senior Leadership, wichtigen internen und externen Stakeholdern – Aufbau vertrauensvoller Beziehungen auf allen Ebenen • Vertraulichkeit & Urteilsvermögen: Umgang mit hochsensiblen und vertraulichen Informationen mit höchster Diskretion, fundiertem Urteilsvermögen und stets professionellem Verhalten • Operative Exzellenz: Kontinuierliche Identifizierung von Möglichkeiten zur Verbesserung von Prozessen und Arbeitsweisen, um die Effektivität des Executive Office zu steigern   ### Über das Team ## Diese Rolle ist Teil von Group Underwriting, einer hochwirksamen Funktion im Kern des Geschäfts von Swiss Re. Das Group Underwriting Team ist verantwortlich für die Festlegung und Steuerung der globalen Underwriting-Strategie, der Standards und der Rahmenbedingungen von Swiss Re über alle Geschäftsbereiche hinweg. An der Schnittstelle von Risiko, Strategie und Führung arbeitet das Team mit einem globalen Mandat und arbeitet eng mit Senior Leadership und Geschäftseinheiten in der gesamten Organisation zusammen. Als EA des GCUO sind Sie im Zentrum dieses einflussreichen Teams eingebunden und unterstützen dessen ranghöchste Führungspersönlichkeit.   ### Über Sie ## Sie sind eine erfahrene, hochorganisierte Fachkraft, die Ruhe, Autorität und scharfes Urteilsvermögen in alles einbringt, was Sie tun. Sie sind jemand, der Bedürfnisse antizipiert, bevor sie entstehen, über alle Hierarchieebenen hinweg mit Selbstvertrauen und Takt kommuniziert und echten Stolz darauf ist, andere zu befähigen, ihre Bestleistung zu erbringen. Sie verstehen die Tragweite der Arbeit in einem vertraulichen, hoch sichtbaren Umfeld und gehen damit mit Anmut und Integrität um.   Wir suchen Kandidaten, die diese Anforderungen erfüllen: • 7+ Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position als Executive Assistant oder in einer leitenden administrativen Rolle in einem Unternehmensumfeld • Zweisprachige Kompetenz in Englisch und Deutsch – sowohl in Wort als auch in Schrift – mit der Fähigkeit, geschliffene, professionelle Korrespondenz in beiden Sprachen zu verfassen • Außergewöhnliche organisatorische Fähigkeiten mit nachgewiesener Fähigkeit, konkurrierende Prioritäten, komplexe Zeitpläne und enge Fristen zu verwalten, ohne die Liebe zum Detail zu verlieren   Dies sind zusätzliche „Nice-to-haves“: • Erfahrung in der Unterstützung von Führungskräften auf C-Suite- oder Group Executive Committee-Ebene in einem multinationalen Unternehmen • Vertrautheit mit der Finanzdienstleistungs-, Versicherungs- oder Rückversicherungsbranche • Starke zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten mit dem Selbstvertrauen, mit Senior Stakeholdern über Kulturen und Geografien hinweg zu interagieren und diese zu beeinflussen • Liebe zum Detail und zur Qualität – ein natürlicher Drang, Dinge beim ersten Mal richtig zu machen, jedes Mal • Kenntnisse in der Microsoft Office Suite (Outlook, PowerPoint, Word, Excel) und digitalen Kollaborationswerkzeugen • Eine proaktive, lösungsorientierte Denkweise mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und