Office Manager:in à l'Institut für Theoretische Informatik (m/w/d)

• 03 juillet 2026 • 60 - 70% • Durée indéterminée • Rämistrasse 101, 8006 Zürich • Se connecter pour voir l-estimation de salaire de jobup.ch Office Manager:in à l'Institut für Theoretische Informatik (m/w/d) # L'Institut für Theoretische Informatik fait partie du Departements Informatik (D-INFK) de l'ETH Zürich - l'un des départements d'informatique les plus performants au monde. Pour renforcer nos groupes de recherche, nous recherchons, avec effet immédiat ou à convenir, une personnalité engagée, organisée et orientée vers le service en tant qu'Office Manager:in. Dans ce poste polyvalent, vous soutenez nos professeurs et équipes de recherche dans tous les aspects administratifs et apportez une contribution importante au bon fonctionnement de l'institut. Parallèlement, vous participez à l'organisation de nos cours et examens et veillez, avec vos collègues, à ce que les étudiants, les chercheurs et les enseignants soient soutenus de la meilleure manière possible. Le poste est à durée indéterminée et peut actuellement être occupé avec un taux d'occupation maximal de 70%. Une augmentation du taux d'occupation pourrait (sur demande) être possible à l'avenir. Nous nous réjouissons de rencontrer une personnalité qui aime prendre des responsabilités, qui anticipe les besoins et qui souhaite contribuer à long terme au développement de notre institut. Description du poste ## Un domaine de tâches varié et responsable vous attend avec les axes suivants : • Finanzen & Projekte : Vous soutenez la planification et la gestion budgétaire, gérez les projets sur fonds propres et tiers, établissez les factures et êtes la personne de contact pour les notes de frais, les décomptes de frais de voyage, les cartes de crédit ainsi que la gestion des comptes clients et fournisseurs. • Personal & Administration : Vous organisez les embauches et les départs de tous les collaborateurs, assurez le séjour sans accroc de nos invités et conseillez de manière compétente les professeurs et les équipes de recherche sur les questions administratives. • Lehre & Prüfungen : En collaboration avec les enseignants, vous coordonnez les activités de travaux pratiques et d'examens - de la planification des salles à l'organisation du matériel, en passant par l'engagement et la facturation des assistants et la coordination des compensations de désavantages. • Organisation & Events : Vous gérez la correspondance en allemand et en anglais. Les réunions de groupe, les ateliers et les conférences sont soutenus, planifiés et exécutés par vos soins sur le plan organisationnel. Les tâches d'infrastructure telles que les achats, les installations, le mobilier, les ressources de consommation et la coordination des postes de travail font également partie de votre domaine. • Kommunikation : Vous entretenez et mettez à jour nos canaux de communication tels que les sites web et les écrans d'information via CMS et contribuez à transmettre les informations de manière compréhensible et attrayante. Profil ## Vous disposez d'une formation commerciale achevée et apportez une expérience professionnelle dans une fonction comparable. Une expérience dans le milieu universitaire est un avantage. De plus, vous vous distinguez par les caractéristiques suivantes : • Vous travaillez de manière autonome, structurée et fiable et aimez assumer des responsabilités. • Vous avez le plaisir du contact avec des personnes de tout horizon et convainquez par votre sens aigu du service ainsi que votre talent d'organisation. • Vous gardez une vue d'ensemble même face à des tâches diverses et vous intéressez aux questions administratives et financières. • Vous communiquez de manière ouverte, respectueuse et valorisante, aimez travailler en équipe et vous vous soutenez mutuellement entre collègues. • Vous disposez de très bonnes connaissances des applications MS-Office ; des connaissances en SAP sont un avantage. • Vous communiquez avec assurance en allemand et en anglais - tant à l'oral qu'à l'écrit. • Vous appréciez un environnement international, dynamique et marqué par la science et vous prenez plaisir à soutenir efficacement la recherche et l'enseignement en arrière-plan. Nous offrons ## Réjouissez-vous d'une activité pleine de sens au sein d'une équipe engagée, collégiale et internationale ! Grâce à la grande diversité des tâches, un quotidien de travail varié avec beaucoup de responsabilité personnelle et de marge de manœuvre vous attend. Nous vous offrons des horaires de travail flexibles ainsi que la possibilité de travailler à temps partiel. Votre lieu de travail se situe dans la tour moderne Andreasturm, directement à la gare de Zürich Oerlikon et donc dans un emplacement parfaitement desservi. En tant qu'employé ou employée de l'ETH Zürich, vous bénéficiez également de conditions d'engagement attractives et de nombreux avantages - notamment de nombreuses réductions, telles que des abonnements de transports publics et du car sharing, une large offre sportive de l'ASVZ, la garde d'enfants ainsi que des prestations de prévoyance attractives. Façonnez avec nous l'avenir de la recherche et de l'enseignement. Nous nous réjouissons de faire votre connaissance ! Travailler, enseigner et chercher à l'ETH Zürich La diversité et la durabilité sont importantes pour nous ## En accord avec nos valeurs, l'ETH Zürich soutient une culture inclusive. Nous promouvons l'égalité des chances, apprécions la diversité et entretenons un environnement de travail et d'apprentissage dans lequel les droits et la dignité de tous les collaborateurs et étudiants sont respectés. Sur notre site web consacré à l'égalité des chances et à la diversité, vous découvrirez comment nous garantissons un environnement équitable et ouvert dans lequel chacun peut se développer et s'épanouir. La durabilité est pour nous une valeur centrale - nous travaillons avec constance à un avenir climatiquement neutre. Curieux ? Nous le sommes aussi. ## Nous nous réjouissons de vot