Office Manager & Team Assistant (w/m/d)

Kienbaum est le premier cabinet de conseil d'Allemagne et le seul cabinet de conseil en ressources humaines et en management d'origine européenne. En tant qu'entreprise familiale, nous nous sommes donné pour mission de donner un avenir aux personnes et aux organisations. Nous le faisons à l'échelle internationale sur 22 sites, dont 8 en Allemagne. Ensemble avec nos clients, nous développons le potentiel des personnes et des organisations afin de croître avec et grâce à elles. Nous regroupons nos prestations en six domaines d'activité stratégiques : Executive Search, Assessment Services, Leadership & Transformation, HR & Organization Transformation, Public Sector & Healthcare ainsi que Compensation & Performance Management.

Kienbaum – Leading by #WePowerment

Quiconque entre dans nos locaux obtient en quelques instants une impression de notre manière de travailler. Cela s'applique tout autant à notre clientèle qu'aux candidates et candidats ou partenaires externes. C'est pourquoi nous recherchons une personnalité dotée d'un "hospitality-mindset", qui fera de notre site de Zürich le reflet de notre esprit – un lieu où la qualité, la fiabilité et un véritable sens de l'accueil sont vécus quotidiennement.

Nous conseillons les entreprises sur des questions importantes et pourvoyons des postes clés. Les attentes de nos clients envers nous sont élevées – et nos propres exigences en matière de qualité et de service sont proportionnellement élevées. Cela inclut une organisation qui anticipe, qui réfléchit de manière proactive et qui reste fiable même lorsque plusieurs sujets demandent de l'attention simultanément. Chez nous, chacun met la main à la pâte, la recherche de statut nous est étrangère. Cependant, la gestion organisationnelle du site de Zürich est entre vos mains. Vous libérez notre équipe de conseil de ses contraintes logistiques et recevez en retour la marge de manœuvre nécessaire et les moyens requis.

Pour notre site de Zürich, nous recherchons actuellement à plein temps un(e) Office Manager & Team Assistant (w/m/d) pour renforcer notre équipe !

Ce qui vous attend :

Vous êtes la personne de contact organisationnelle centrale pour notre site de Zürich et vous veillez à ce que tout fonctionne en arrière-plan.

Responsabilité et marge de manœuvre : Vous assumez un rôle central pour notre site de Zürich et pouvez influencer de manière visible la façon dont Kienbaum est perçu à l'interne comme à l'externe.

Des processus de décision courts : Des hiérarchies horizontales et un environnement dans lequel les bonnes idées ne sont pas seulement discutées, mais mises en œuvre.

• Vous êtes responsable de l'image de marque, de l'organisation et du service dans notre bureau.
• Vous veillez à ce que nos invités se sentent parfaitement pris en charge, de l'accueil jusqu'au départ.
• Vous coordonnez les salles de réunion, le courrier, les livraisons ainsi que les demandes centrales et gardez une vue d'ensemble même en cas de demandes parallèles.
• Vous gérez les partenaires externes (gestion du bâtiment, support IT, jardinier, service de nettoyage, etc.) et assurez la fonctionnalité de notre infrastructure.
• Vous prenez en charge la gestion des voyages et des frais, la facturation ainsi que la création de projets dans SAP et assurez le soutien administratif supplémentaire de l'équipe. Nous vous formerons bien entendu à nos systèmes.
• Vous gérez les données clients dans Salesforce (CRM) et SAP : enregistrement des nouveaux clients, mise à jour des informations de contact, documentation des projets. Vous veillez à ce que les deux systèmes soient à jour – afin que l'équipe dispose rapidement des bonnes informations.
• Vous soutenez notre Marketing Manager dans l'organisation d'événements, la communication, la mise à jour du site web et d'autres activités marketing liées au site.

Ce qui est important pour nous :

Le poste va au-delà de l'administration classique. Nous voulons que vous participiez activement à la configuration de notre site.

Événements d'équipe et clients : De l'événement d'été au repas de Noël en passant par des événements clients exclusifs – vous participez à la conception, l'organisation et la réalisation, et façonnez des moments où de véritables relations se créent.

Culture d'accueil : Vous participez à la manière dont une visite chez Kienbaum Zürich est vécue – de la préparation à l'atmosphère des pièces, jusqu'à l'accueil.

• Vous possédez un sens aigu du service – envers notre clientèle tout comme envers votre équipe – et vous prenez plaisir à assumer des responsabilités.
• Une formation commerciale (KV), une école hôtelière ou un parcours comparable dans l'hôtellerie, la gastronomie ou un environnement de services haut de gamme constitue une bonne base pour cela.
• Reconversion : Les profils venant de l'hôtellerie (hospitality) sont expressément les bienvenus. Ceux qui connaissent, par exemple, le Front Office, le Guest Relations ou l'événementiel, apportent souvent précisément l'attitude que nous recherchons.
• De plus, nous souhaitons un mode de travail précis et autonome ainsi qu'un bon sens des priorités.

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