Front Office & Administrative Coordinator (m/w/d), 50–60 %

Für ein international ausgerichtetes Unternehmen im Beratungsumfeld suchen wir per sofort am zentralen Standort in Zürich eine zuverlässige, flexible und serviceorientierte Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Teilzeitfunktion sind Sie die erste Anlaufstelle für Gäste und Mitarbeitende und unterstützen das lokale Team bei organisatorischen sowie administrativen Aufgaben. Das Arbeitspensum verteilt sich dabei auf Montag – Freitag jeweils zwischen 08:00 bis 13:00 Uhr.
Ihre Aufgaben
• Professioneller Empfang und Betreuung von Gästen, Kunden sowie internen Ansprechpartnern
• Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs am Front Office
• Unterstützung des Teams bei allgemeinen administrativen und organisatorischen Aufgaben
• Koordination von Terminen, Besprechungen und internen Abläufen
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Kundenmeetings und Veranstaltungen
• Unterstützung bei Reisebuchungen und der Bearbeitung von Spesenabrechnungen
• Selbstständige Bearbeitung und Weiterleitung eingehender E-Mails
• Erstellung, Überarbeitung und Formatierung von Präsentationen, Dokumenten und Korrespondenz
• Pflege von Kontakt-, Stamm- und Kundendaten in internen Systemen
• Unterstützung bei Mailings und der Aktualisierung von Verteilerlisten
• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartnern in deutscher und englischer Sprache
• Durchführung von Recherchen und Aufbereitung relevanter Informationen
• Administrative Unterstützung bei der Erstellung und Aktualisierung kundenbezogener Unterlagen
• Übernahme zusätzlicher Aufgaben und kleinerer Projekte im Rahmen des Office Managements
• Unterstützung bei Ferien- und Abwesenheitsvertretungen innerhalb des Teams
Ihr Profil
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung am Empfang, im Office Management, in der Administration oder in einer Assistenzfunktion
• Erfahrung in einem dynamischen, internationalen oder dienstleistungsorientierten Umfeld von Vorteil
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Verfügbarkeit an allen Wochentagen Mo – Fr zwischen 08:00 – 13:00
• Sicherer Umgang mit den gängigen Microsoft-Office-Anwendungen, insbesondere Outlook, Word, Excel und PowerPoint
• Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten

Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Salärvorstellungen per Email an patrick.schulz@roberthalf.ch