Assistent/in der Geschäftsleitung, 80-90%

• 28. August 2026
• 80 - 90%
• Unbefristet
• Zürich

HEKS beschäftigt mehr als 1500 Mitarbeitende in unbefristeten Arbeitsverhältnissen. Mit Präsenz an 24 Standorten in der Schweiz und in 35 Ländern weltweit führt HEKS 290 Programme und Projekte mit einem Budget von etwa 144 Millionen Schweizer Franken. Im Jahr 2024 erreichten die Arbeiten von HEKS etwa 16 Millionen Menschen.

HEKS verfolgt die Vision einer gerechten Welt, in der die Würde jedes Menschen geachtet wird, in der Frieden herrscht und in der die natürlichen Lebensgrundlagen bewahrt werden. Das Ziel ist eine Transformation auf sozialer, wirtschaftlicher und politischer Ebene. HEKS trägt dazu bei, die Lebensbedingungen der Menschen in der Schweiz und weltweit zu verbessern, fordert ihre Rechte ein und sensibilisiert sowie mobilisiert zu diesem Zweck.

Gelebte Vielfalt - Inklusion liegt uns am Herzen:
Wir begrüssen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer Herkunft, Religion, Alter oder sexueller Orientierung.

Assistent/in der Geschäftsleitung, 80-90% #

Sind Sie ein Organisationstalent mit einem überdurchschnittlichen Sinn für Dienstleistung, denken Sie proaktiv und behalten auch in einem dynamischen Umfeld unter Druck den Überblick? Arbeiten Sie selbstständig, präzise, zuverlässig und beherrschen die digitalen Tools? Schätzen Sie die Zusammenarbeit mit verschiedenen Interessengruppen und ist die Kommunikation (schriftlich und mündlich) eine Ihrer Stärken? Dann freuen wir uns darauf, Sie kennenzulernen.

Wir suchen für unseren Hauptsitz, für unser Führungsteam, ab sofort oder nach Vereinbarung eine/n

Dies sind Ihre Hauptaufgaben:

• Organisation, Vorbereitung und Begleitung (oft inklusive Protokollführung) der Sitzungen des Stiftungsrates, seiner Kommissionen, der Revisionskommission, der Personalvorsorgestiftung sowie einer internen trilateralen Sitzung
• Koordination von Terminen, Sitzungen, Einsätzen und Geschäftsreisen der Direktorin, einschliesslich der Dokumentation
• Vorbereitung der Kommunikation an die Mitarbeitenden der begleiteten Organe
• Sekretariat des Präsidiums
• Administrative Unterstützung und Koordination der Dienststellenleitung für Angelegenheiten der Generaldirektion
• Sicherstellung einer professionellen Korrespondenz der Geschäftsleitung über verschiedene Kommunikationskanäle
• Verantwortung für die strukturierte Dokumentenverwaltung, die Pflege des Organisationshandbuchs und die Archivierung der Dokumente des Stiftungsrates
• Unterstützung der Geschäftsleitung des Führungsteams bei administrativen Aufgaben, einschliesslich ihrer Vertretung bei Abwesenheit

Was Sie idealerweise mitbringen:

• Grundbildung im kaufmännischen Bereich mit Weiterbildung zur/zum Assistent/in der Geschäftsleitung mit eidg. Fachausweis oder gleichwertiger Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer anspruchsvollen Assistenzfunktion auf C-Level
• Grosses Organisationstalent sowie eine strukturierte, vorausschauende und selbstständige Arbeitsweise
• Grosses Talent für Organisations- und Koordinationsaufgaben sowie ein ausgeprägtes Prioritäten- und Initiativgefühl
• Klare, adressatengerechte und respektvolle schriftliche und mündliche Kommunikation mit internen und externen Interessengruppen auf allen Hierarchiestufen
• Perfekte Beherrschung der deutschen Sprache sowie sehr gute Kenntnisse in Französisch und Englisch
• Sehr gute MS Office-Kenntnisse und Sicherheit im Umgang mit digitalen Tools (KI)

Was Sie von uns erwarten können:

• Eine verantwortungsvolle und vielseitige Aufgabe in einer dynamischen Organisation, die sich in der Schweiz und weltweit für soziale Gerechtigkeit und die Achtung der Menschenwürde einsetzt. Sie arbeiten eng mit der Direktorin und den strategischen Organen zusammen, tragen aktiv zur Gestaltung der Prozesse bei, sorgen dafür, dass Entscheidungen effizient vorbereitet und umgesetzt werden, und spielen eine zentrale Rolle im Informationsfluss zwischen den Organen.
• Wir bieten moderne und flexible Arbeitsbedingungen
• Profitieren Sie von einem kollegialen Arbeitsumfeld, kurzen Entscheidungswegen und einer sinnstiftenden und wirkungsvollen Tätigkeit – im Herzen einer engagierten NGO.

Möchten Sie dem HEKS-Team beitreten?
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung bis zum 19. September 2026 über unser Bewerbungstool. Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass Bewerbungen per E-Mail oder Post nicht bearbeitet werden können.

Für weitere Informationen steht Ihnen Cornelia Reinhard unter der Telefonnummer 044 360 88 40 zur Verfügung.

Weitere Informationen über HEKS sind unter www.heks.ch verfügbar.